Les établissements de santé sont sous tension financière en raison de leurs niveaux de rentabilité et de trésorerie.

Leur gestion administrative est complexe et en particulier le recouvrement de créances, car il se fait auprès de trois payeurs distincts pour un même acte : la CPAM, la mutuelle et le patient. L’enjeu du recouvrement porte surtout sur le reste à charge patient qui représente 95% des impayés et un grand nombre de créances à recouvrer.

Le problème ? Les établissements de santé ont des ressources limitées tandis que le recours à des cabinets de recouvrement se révèle parfois peu efficace.

Et c’est là qu’intervient Kiwee.care !

Experts du secteur de la santé, ses fondateurs ont une expérience approfondie du recouvrement de créances médicales et de ses difficultés.

Ils créent en 2021 une solution dédiée aux professionnels de la santé. Leur mission : offrir un service simple et efficace qui augmente le taux de recouvrement sans compromettre la relation avec les patients.

Comment ?

Grâce à Teemeo , une interface ergonomique en marque blanche qui facilite le règlement et la relance amiable des créances. Kiwee.care met également au service de ses clients une équipe opérationnelle pour répondre aux questions des patients et assurer la relation avec les organismes complémentaires.

L’efficacité de Kiwee.care réside là : la combinaison de la solution Teemeo et de l’expertise d’une équipe opérationnelle dédiée et experte du secteur de la santé.

Plus concrètement, comment ça marche ?

Les patients sont relancés par téléphone, email, SMS ou courrier au nom de l’établissement et dirigés vers Teemeo pour régler leur créance. En cas de doute ou de question, ils peuvent contacter le support patient assuré par Kiwee.care.

Les établissements et professionnels de santé bénéficient quant à eux d’un suivi en temps réel de l’état de leurs créances patient sur l’interface Teemeo et peuvent contacter l’équipe support de Kiwee.care via une messagerie sécurisée.

Côté Kiwee.care, la solution permet de centraliser les différents dossiers et de déterminer les scenarii de relance selon l’ancienneté de la créance, son montant et les préférences de l’établissement.

Aujourd’hui, le service est utilisé par de nombreux établissements de santé et notamment des institutions de renom comme La Fondation Rothschild ou l’hôpital Franco-Britannique.

Kiwee.care souhaite poursuivre l’amélioration de son service ; ce pour quoi l’IA offre de belles opportunités !

Pour commencer, les équipes gèrent des volumes conséquents de données qui arrivent sous différents formats parfois difficiles à traiter. Les scenarii et les délais de relance doivent être choisis avec soin afin d’optimiser le taux de recouvrement. Pérenniser l’équipe opérationnelle grâce à des méthodes de travail efficaces est un enjeu supplémentaire.

Sur ces sujets, l’intelligence artificielle permet de vraies avancées ; et c’est pourquoi Kiwee.care a décidé de réaliser un Diag Data IA , créé par Bpifrance, pour aider les PME à intégrer l’intelligence artificielle pour identifier et exploiter de nouveaux axes de croissance et d’innovation à partir des données générées par l'entreprise.

Tout commence par une mise en relation : le Conseil de Bpifrance sélectionne un expert en data IA, agréé par Bpifrance, et le présente à la société participante. C’est ainsi que Kiwee.care a commencé à travailler avec l’expert data IA qui l’accompagne encore aujourd’hui.

Le rôle de l’expert ? Elaborer un diagnostic en collaboration avec les équipes opérationnelles afin d’identifier les cas d’usage. Il s’agit ensuite de les décrire et de les prioriser en fonction de leur impact et de leur faisabilité.

Chez Kiwee.care, le diagnostic a nécessité l’analyse de plusieurs centaines de milliers de dossiers et des entretiens avec les responsables clés de l’entreprise. Cela a permis d’identifier les cas d’usage : la création d’un modèle de priorisation des dossiers, l’optimisation des heures d'envoi, la prédiction du taux de recouvrement, l’optimisation des scenarii de relance et l’automatisation du traitement des factures.

Puis, les équipes de Kiwee.care ont sélectionné, avec l’aide de l’expert data IA, les cas d’usage à étudier en priorité. Leur choix : l’optimisation des scenarii de relance et l’automatisation du traitement des factures. Ces deux cas d’usage conjuguent gains d’efficacité et faisabilité technique.

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Ici s’est arrêtée la phase de diagnostic. Kiwee.care a ensuite réalisé une étape d’étude des cas d’usage choisis puis de développement.

Où en est ce travail aujourd’hui ?

Kiwee.care a intégré à son outil un système d’exploitation de documents PDF combinant OCR et analyse intelligente, afin de structurer automatiquement les données clés et ainsi optimiser le travail de l’équipe de relance.

Le projet d’optimisation des scenarii de relance est en cours, avec pour objectif de déployer prochainement des parcours plus efficaces et adaptés aux profils des patients.

Le programme permet donc déjà à Kiwee.care d’améliorer sa solution et d’offrir à ses clients un service encore plus efficace !

Le Diag Data IA a permis à Kiwee.care d’identifier les moyens d’améliorer sa solution afin d’offrir le service le plus efficace possible à ses clients.

Le développement des solutions touche à sa fin et les équipes sont confiantes en leur capacité à augmenter l’efficacité du recouvrement grâce à l’IA.